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コストを抑え、信用力もアップ!レンタルオフィスは個人事業主の強い味方

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ビジネスを展開するうえで最も大切なのは「お客様からの信用」です。これは小規模な事業を営む個人事業主であっても例外ではありません。では、お客様からの信用を得るためにはどうすればいいのでしょうか。

それにはまず、足元の事業環境を整えることが重要です。このための手段としてレンタルオフィスの活用が注目されています。ここでは、レンタルオフィスの優位性と活用する際のポイントをご紹介します。

オフィスの存在は事業継続の証!この安心が信用につながる

お客様からの信用を得るためには、その事業には継続性があり安心してもらえることが大前提となります。明日をも知れぬ業者に発注することなどできません。規模も小さく、事業歴も浅い場合が多い個人事業主にとって、事業の継続性をどのようにPRするのかが重要な課題です。

その際、とても効果的なのが事業拠点の存在を示すことです。つまり、事業活動に適した建物や場所にオフィスを構えていることがポイントになります。 例えば、渡された名刺に事業主の自宅の住所が記載されていた場合、初対面の人(お客様)は不安になります。これは、業務と私生活とが一体化した、自宅での家庭内作業をどうしても連想してしまい、事業実態や事業の継続性に不安を感じてしまうからです。

そこで個人事業主の強い味方となるのがレンタルオフィスです。レンタルオフィスは事業拠点として活用できるだけでなく、その他にも様々な支援サービスが用意されています。事業の規模や目的、業務の特性に応じた柔軟な運用が可能です。

レンタルオフィスは手続きが簡素でコストも低減

事業の拠点選びで大切なこと、つまりオフィスの場所を決める際のポイントはコストと立地のバランスです。特に個人事業主の場合、家賃や光熱費などの固定費については可能な限り抑えたいものです。

そこで注目されているのがレンタルオフィスです。通常、オフィスを構える場合は、不動産、電気、水道など様々な事業者と契約を交わします。また、オフィス内のデスク、コピー機、その他備品などの準備も必要になります。しかし、基本的にレンタルオフィスは、そのような煩雑な手続きや準備は必要ありません。

また、受付や会議室なども共用しているので、賃料などの固定費を低く抑えることができるため、駅前など利便性の高い立地であるにもかかわらず、トータルコストをかなり低く抑えることが可能です。

主要駅の駅前や徒歩圏内にオフィスを構えるのは、一般的に相当額の費用が必要となりますが、レンタルオフィスであれば様々なコストを抑えて活用することが可能です。

通常業務を円滑に進めるためには設備の利便性が鍵

レンタルオフィスの活用を考える際、日常的な業務を円滑に進めるために確認するべきポイントがあります。

それは、会議室など共用設備の利便性と通信環境の充実度です。お客様やパートナーとの面談や打ち合わせを、毎回喫茶店やカフェテリアなどで行うのは不適切といえます。業務上の秘密事項なども含まれる場合もあるため信用力も低下してしまいます。

急を要する打ち合わせなどにも柔軟に対応できるサービス体制であるかを確認しましょう。また、インターネットへの接続やオフィス内のLANなどの環境整備も大切です。通信の安定性とセキュリティについても詳細を確認しましょう。特に個人事業主にあっては、何らかの問題が発生した場合、全て自分で対処し解決するのが基本となります。

通常業務に必須となる設備にトラブルがあると、その対応に追われて業務が滞ってしまう可能性が高いので注意が必要です。

留守中の対応も信頼性の向上にはとても大切

レンタルオフィスを活用し、事業の拠点を構えたとしても、個人事業主の場合は不在にすることが多くなります。

従って、留守中の対応も信頼性の維持と向上には重要なポイントになります。オフィスに掛かってきた電話などについては、自分が不在であっても何らかの対応ができなければ機会損失になります。もちろん、留守を理由に、オフィス宛ての電話に誰も応対できないのは論外です。これが繰り返されれば、築き上げた信用も直ぐに失ってしまいます。

少なくとも営業時間内の電話については、自分が不在であっても受付として対応してもらえるのか、どのようなサービスが準備されているのかを確認しましょう。 また、稀ですが取引先のお客様が事業実態の調査を兼ねて突然訪ねて来る場合もあります。こうした場合の受付の対応はどうなのか、その質を含めて確認しておくと安心です。

更なるステップアップを視野に入れたレンタルオフィスの活用

個人事業主としてビジネスが順調に進めば、次のステージに進むことを検討することになります。つまり法人化することにより、更に信用力を高め、事業の拡大と収益の向上を目指すことが可能です。

この段階で、避けて通れないのが法人として会社を登記することです。この流れをスムーズにするためのポイントは、活用しているレンタルオフィスにおいて法人登記が可能であることです。可能であれば、拠点や連絡先などはそのままで登記することができます。

もし、そうでない場合は登記可能な場所を新たに探さなければなりません。これにより、予想以上に業務が停滞し、関係者に迷惑をかけてしまう可能性も考えられます。念のため、将来的な登記についても確認しておきましょう。 規模や業態に関係なく、事業を営むうえで最も大切なのは「信用」です。

レンタルオフィスを活用することで信頼性を向上させつつ、運用コストを抑えることが可能です。将来的な部分を含め、事業主と一体となって支え続けてくれる心強い味方、それがレンタルオフィスです。

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